Automatisér vagtplanlægning og optimér virksomheden

Vagtplanlægning kan være en udfordrende og tidskrævende opgave, der kræver at personen, der skal lægge vagtplanen, besidder meget tålmodighed. Vagtplanen skal både være effektiv og retfærdig samtidig med at den møder medarbejdernes ønsker – så vidt det er mulig.
Det er ofte ledere med medarbejderansvar, der ender med at sidde med vagtplanlægningen og nørkle rundt i diverse regneark, skemaer, budgetter og kalendere. Det kan ende ud med en masse frustration for både den leder, der sidder med opgaven og for medarbejderne. Den ansvarlige for vagtplanlægningen bliver især frustreret, hvis der pludselig sker ændringer i vagtplanen, da det kræver ekstra administration. Dét tager tid, som lederen kunne have brugt på andre ting, f.eks. medarbejderudvikling.
Nogle af de typiske udfordringer man møder som vagtplanlægger, er blandt andet

– Medarbejderudskiftning
– Ændringer af vagtplanen

Medarbejderudskiftning I nogle brancher er der højere medarbejderudskiftning end i andre, og det kommer ikke uden omkostninger. Dette oplever især virksomheder inden for telemarketing- og kontaktcenterbranchen. Udskiftning af medarbejdere er en af de allerstørste udfordringer i forbindelse med vagtplanlægning, da dét at møde alle medarbejders ønske om arbejdstider er yderst tidskrævende. Det er desuden også meget svært – hvis ikke umuligt – at gøre alle tilfredse. Har I svært ved at finde arbejdskraft til jeres kontaktcenter? Læs vores blogindlæg Rekruttering – en udfordring i telemarketing og få tips til, hvordan I kan øge medarbejderstaben i jeres kontaktcenter. Ændringer En anden udfordring ved vagtplanlægning, kan være de ændringer, der – ofte – sker i sidste øjeblik. Medarbejderne er ikke selv herre over sygdom, transportudfordringer og andre uforudsete hændelser, der kan forhindre dem i at møde op til den planlagte vagt. Hvis man er heldig, kan den pågældende vagt blive overtaget af en anden medarbejder, men det vil også komplicere tingene, da de ændringer, der så skal ske i vagtplanen, skal overbringes til de andre medarbejdere. Udfordringen med uforudsete ændringer kan man dog komme til livs med et workforce management system, der automatiserer vagtplanlægningen og indeholder en byttebørs, hvor medarbejderne kan bytte vagter indbyrdes – et system som f.eks. IntraManager Work. Gør jeres vagtplanlægning lettere med et workforce management system Vagtplanlægningen behøver dog ikke være noget, der tager lang tid og kræver meget tålmodighed. Hvis I anvender et workforce management system – såsom IntraManager Work – bliver processen automatiseret og menneskelige fejl og frustrationer bliver betydeligt minimeret. Når I anvender IntraManager Work, kan I lægge vagtplaner langt hurtigere end før, da den intelligente vagtplan kun skal opsættes én gang. Vagtplanen bliver opsat på baggrund af de betingelser I som administratorer opstiller. Vagtplanen kan også opstilles organisatorisk, så I kan se vagtplanerne for de forskellige afdelinger og I har desuden også mulighed for at trække data på tværs af dem, hvilket gør jeres automatisk generede rapporter langt mere præcise over overskuelige. Med IntraManagers WFM-system kan I også lave forecasts i jeres vagtplaner. IntraManager Work indeholder også en byttebørs, så jeres medarbejdere selv kan betyde vagter indbyrdes – på dén måde slipper I for at skulle ordne det. Det letter jeres administrative arbejde og giver jer mulighed for at bruge tiden på andre ting, såsom medarbejderudvikling. Læs mere om IntraManager Work og systemets funktioner, heriblandt om den intelligente vagtplanlægning her.