Opsætningsguide – IntraManager Work

Når I skal anvende IntraManager Work som jeres workforce management system, skal I starte med at oprette jeres afdelinger. Det gør I ved at: 

• – trykke på “Diverse” i hovedmenuen 
• – trykke på “Systemindstillinger” 
• – dernæst trykke på “Medarbejdere”
• trykke på det grønne kryds ved “Afdelinger” 
• – indtaste oplysningerne og vælge om afdelingen skal have topstyring
• – trykke på “Gem” 
• – afdelingen er nu oprettet 

Hvad betyder det at en afdeling er topstyret?

Når en afdeling er topstyret, betyder det at den ejer alle andre afdelinger, der måtte blive oprettet. Man laver oftest en afdeling, der hedder “Administration”, hvor alle ledere, mellemledere og lignende medarbejdere er i.

Opret flere afdelinger

Der skal dernæst oprettes flere afdelinger. Det kan f.eks. være salgs- eller kundeservice-afdelinger. Blot for at demonstrere, kan vi oprette en afdeling, der hedder “Kundeservice – Odense”.
Vi skal dernæst indtaste medarbejdernes arbejdstider samt afdelingens åbningstider. Når tiderne er skrevet ind, skal I blot trykke på “Gem”.

Næste skridt er at få oprettet jeres kunder. Det gør I ved at

• – trykke på “Rapportering” 
• – herefter trykke på “Kunder” 
• – trykke på det grønne felt, hvor der står “Opret” 
• – indtaste alle oplysninger om kunden og blandt andet vælge, hvilken afdeling, som kunden skal være tilknyttet
• – trykke på “Gem” 
• – kunden er nu oprettet i IntraManager Work 

Næste skridt er at få oprettet “Projekter”. Det gør I ved at trykke på

• – “Rapportering”
• – trykke på “Projekter”
  – trykke på “Opret” og indtaste herefter alle oplysninger om projektet 
• – trykke på “Gem”
• – Projektet er nu oprettet i IntraManager Work

Dernæst skal I oprette de produkter, som I sælger. For at gøre dét, skal I

• – trykke på “Rapportering”
• – gå til “Produkter”
• – trykke på “Opret nyt produkt” og indtaste oplysningerne
• – trykke på “Gem”
• – produktet er nu oprettet og fremgår i IntraManager Work 

Nu skal der oprettes medarbejdergrupper. Det gør I ved at 

– trykke på  “Personale”
– gå til “Medarbejdergrupper”
– trykke på “Opret” og indtaste de krævede oplysninger
– trykke på “Gem”

Tildeling af rettigheder

Når I har oprettet en medarbejdergruppe, skal den tildeles rettigheder. For at gøre dét, skal I blot trykke på den pågældende medarbejdergruppe.
Når I trykker jer ind på medarbejdergruppen, kan I blandt andet se, hvilke projekter, som medarbejdergruppen er tildelt, samt tildele gruppen rettigheder. Det er meget vigtigt at have styr på, hvilke rettigheder, som de forskellige medarbejdergrupper skal have. Det er nemlig disse rettigheder, der bestemmer, hvilke dele af IntraManager Work, som den pågældende medarbejdergruppe skal have adgang til og hvilke opgaver, som gruppen skal kunne løse i Work. 

Næste skridt er at få oprettet jeres medarbejdere. For at oprette en medarbejder, skal I trykke på “Personale” og dernæst trykke på “Medarbejdere” > Trykke på “Opret” og indtaste de påkrævede oplysning, tilknytte medarbejderen til den rette medarbejdergruppe og det rette projekt. Det gør I ved at følge disse trin:

Tryk først på “Personale, dernæst “Medarbejdere” > Klik på “Opret” > Indtast de krævede oplysninger og tilknyt medarbejderen til den rette medarbejdergruppe, tilføj integrationen til medarbejderen og indsæt lønoplysninger > Tryk på “Gem” > Medarbejderen er hermed gemt og I kan oprette den næste.

Hvor kan man få et indblik i medarbejderen og dennes filer, adgange, osv.?

Hvis I ønsker at få et indblik i en specifik medarbejder og dennes fiIer, adgange, osv., skal I blot trykke jer på “Personale” og trykke på den specifikke medarbejder. Når I er inde på en specifik medarbejder, kan I blandt andet også tilknytte medarbejderen til andre medarbejdergrupper. 

Kan vi også ændre medarbejderens timeløn på dennes profil?

Det er også muligt at ændre en specifik medarbejders timeløn via dennes profil. I skal blot trykke på krydset ved “Medarbejder projekt lønsats” og indtaste de nye oplysninger. 

Når det ovenstående er oprettet, skal I oprette jeres vagtskabeloner. Det gør I ved at trykke på

• – “Vagter”
• – trykke på “Vagtskabeloner” og dernæst trykke på “Opret vagtplan” 
  – tildele vagtplanen til en eller flere afdelinger og give den en titel
  – trykke på “Gem”
  – trykke på det grønne kryds ved den nyoprettede vagplan og indtaste alle oplysninger om vagten
  – trykke på “Gem”

OBS: I skal være opmærksomme på, at der skal laves en vagtplan pr. dag. 

Tryk ind på den oprettede vagt og indtast oplysningerne.

Inde på vagten kan I give de forskellige medarbejdergrupper adgang til vagten, indtaste pauser samt jobsamtaler og tilføje fremtidige aflysninger.

For at tilmelde medarbejderne til vagterne, skal I gå til “Vagtoversigten”. Det gør I ved at trykke på “Vagter” > “Vagtoversigt”.

I vagtoversigten kan I desuden godkende medarbejdernes rapporter som både supervisor og administrator. 

For at definere løn og andre udbetalinger til medarbejderne, skal I gøre

• – trykke på “Diverse”
  – finde “Systemindstillinger”
• – trykke på  “Løn” og trykke på krydsene ved de forskellige ting.
• Eksempel: Opret en foruddefineret løn 

For at oprette en foruddefineret timeløn, skal I trykke på det grønne kryds ved “Foruddefineret timeløn” > Give timelønnen en titel, vælge valuta og skrive beløbet > Vælge, hvilke medarbejdergrupper, der skal have den foruddefinerede timeløn > Vælge om timelønnen skal være standard eller ej > Trykke på “Gem”.